Helferplaner

Inhalt

1. Überblick
2. Einrichtung und Anmeldung
3. Admins und Rechte
4. Helferlisten verwalten
5. Der Editor im Überblick
6. Ankreuz-Spalten: Bereich → Zeitfenster → Aufgabe
7. Freitext-Spalten: Textfeld und Rechenfeld
8. Erwartete Helfer
9. Verschieben und Entfernen
10. So tragen sich Helfer ein
11. Übersicht, Druck, Excel, Masterübersicht
12. Tipps und häufige Fragen

So arbeitest du in der Verwaltung des Helferplaners – in dieser Demo ist die Verwaltung selbst gesperrt. Stand: Version 1.0.40.

1. Überblick

Mit dem Helferplaner legst du beliebig viele Helferlisten an – z. B. für einen Markt, ein Fest oder einen Arbeitseinsatz. Helfer öffnen den Link einer Liste, geben ihren Namen ein, kreuzen an, wann und wobei sie helfen, und tragen z. B. ein, welchen Kuchen sie mitbringen. Alle sehen den aktuellen Stand in einer Tabelle; die Verwaltung behält mit Bedarf, Summen und Protokoll den Überblick.

2. Einrichtung und Anmeldung

Ersteinrichtung

1. Den Ordner hochladen und admin.php im Browser öffnen.
2. Hauptadmin anlegen: Benutzername (vorgeschlagen „admin“) und Passwort (mind. 8 Zeichen).
3. Fertig – du bist angemeldet. Zum Ausprobieren werden automatisch zwei Demo-Listen angelegt („Demo: Arbeitseinsatz 8–16 Uhr“ und „Demo: Nikolausmarkt“, fiktive Namen, teilweise ausgefüllt, Status Entwurf).

Anmelden

Oben rechts auf „⚙ Verwaltung“ klicken (auf jeder Seite vorhanden), dann Benutzername und Passwort eingeben. Nach 5 Fehlversuchen ist die Anmeldung für 15 Minuten gesperrt. Oben rechts steht, wer angemeldet ist (👤), daneben „Abmelden“. In jeder Kopfleiste ist der Knopf der gerade geöffneten Seite ausgegraut – er ist dort nicht anklickbar.

Update von Version 1.0.15 oder älter: Das bisherige Passwort gilt weiter – mit dem Benutzernamen „admin“ (Hauptadmin).

3. Admins und Rechte

Jeder Admin hat einen eigenen Benutzernamen und ein eigenes Passwort. Es gibt zwei Rollen:

Admins verwalten (nur Hauptadmin)

1. Oben „👥 Admins“ öffnen.
2. Unter „Neuen Admin anlegen“: Benutzername (3–30 Zeichen: a–z, 0–9, Punkt, Binde- und Unterstrich), Rolle, Passwort.
3. In der Tabelle lässt sich die Rolle ändern, ein neues Passwort setzen (z. B. wenn es vergessen wurde) oder ein Admin löschen.

Es bleibt immer mindestens ein Hauptadmin; niemand kann sich selbst löschen. Wird ein Admin gelöscht, gehören seine Listen danach nur noch dem Hauptadmin. Nach einer Passwortänderung oder dem Löschen sind andere Sitzungen dieses Admins sofort abgemeldet.

Eigenes Passwort

„Einstellungen“ → „Passwort ändern“ (rechte Spalte): bisheriges Passwort und zweimal das neue eingeben.

Einstellungen

Die Seite „Einstellungen“ ist zweispaltig aufgebaut. Links (nur Hauptadmin):

• Website: Name der Website / Titel der Startseite, Untertitel (steht klein unter dem Titel in der Kopfleiste aller Helfer-Seiten, leer = keiner) und Begrüßungstext der Startseite.
• Fußzeile: Inhaber für „© Jahr …“ (leer = Roland Löffler Webdesign & Fotografie), ein zusätzlicher Hinweis (z. B. Ansprechpartner) und der Schalter, ob der Knopf „⚙ Verwaltung“ auf den Helfer-Seiten erscheint. Ausgeschaltet erreichst du die Verwaltung über admin.php; angemeldet siehst du den Knopf immer.
• E-Mail bei neuem Eintrag (siehe unten).

Rechts: Passwort ändern, Aussehen (Sprung zu den Designs mit dem aktuellen Logo), Zugang zur Verwaltung (Adresse, Login-Sperre nach 5 Fehlversuchen für 15 Minuten – sofort aufheben durch Löschen von data/anmeldung.json per FTP –, Abmeldung nach 4 Stunden) und System (Version, PHP, Schreibrechte der Ordner data und bilder, Hinweis zur Datensicherung).

E-Mail bei neuem Eintrag

Trägt sich jemand neu in eine Liste ein, kann der Helferplaner automatisch eine E-Mail verschicken – z. B. an die Orga des Festes. Spätere Änderungen eines Eintrags lösen keine Mail aus.

1. Einmalig (Hauptadmin): „Einstellungen“ → Karte „E-Mail bei neuem Eintrag“:
   • Absender-Adresse – am besten eine Adresse deiner eigenen Domain (z. B. helfer@mein-verein.de), sonst sortieren viele Postfächer die Mail als Spam aus.
   • Absender-Name – erscheint als Absender, z. B. „Musterverein Helfer“.
   • Adresse des Helferplaners – ist mit der aktuellen Adresse vorausgefüllt; einmal speichern. Daraus entstehen die Links in der Mail.
   • Betreff und Text – frei formulierbar mit Platzhaltern (siehe unten). Feld leeren und speichern = Standardtext.
2. Mit „Speichern und Testmail senden“ an deine eigene Adresse prüfen, ob der Versand klappt (auch im Spam-Ordner nachsehen). Die Testmail enthält einen erfundenen Beispiel-Eintrag.
3. Je Liste: im Editor unter „1. Allgemein“ bei „E-Mail bei neuem Eintrag an“ eine oder mehrere Adressen eintragen (mit Komma getrennt, höchstens 5) und speichern. Ohne Adresse wird für diese Liste keine Mail verschickt.

Ob eine Mail verschickt wurde, steht im Änderungsprotokoll der Masterübersicht (Aktion „E-Mail“: gesendet bzw. fehlgeschlagen). Klappt der Versand nicht, wird der Eintrag trotzdem gespeichert.

Protokolle

Das Verwaltungsprotokoll (unter „Admins“) zeigt Anmeldungen, angelegte und gelöschte Listen, Statusänderungen und Admin-Änderungen – jeweils mit Zeit und Admin-Name. Im Änderungsprotokoll jeder Liste (Masterübersicht) steht zusätzlich, welcher Admin die Liste geändert oder Einträge gelöscht hat.

4. Helferlisten verwalten

Neue Liste anlegen

1. Verwaltung → „Neue Helferliste anlegen“: Titel eingeben.
2. Vorlage wählen: leere Liste, Beispiel, eine Demo (Titel darf dann leer bleiben) oder „Kopie von …“ (übernimmt den Aufbau einer Liste, ohne Einträge).
3. „Anlegen & bearbeiten“ – der Editor öffnet sich. Die neue Liste gehört dir.

Designs

Unter „🎨 Designs“ legst du fest, wie die Seiten für Helfer aussehen: Startseite, Eintragen, Übersicht/Druck und Helfer-Anleitung. Die Verwaltung bleibt immer im Standard-Blau.

1. „Neues Design anlegen“: Namen eingeben und ein Farbpaket wählen (Blau, Grün, Petrol, Violett, Rot, Bordeaux, Orange, Braun, Grau).
2. Im Designeditor anpassen – rechts siehst du jede Änderung sofort, leere Felder = Standard:
   • Logo & Kopfleiste: Logo und Favicon (Symbol im Browser-Tab) hochladen (JPG, PNG, GIF, WebP; Favicon auch ICO; Logo bis 2 MB, Favicon bis 512 KB), „kein Logo“ wählen oder leer lassen. Leer = wie im Standard-Design; dort ist ohne eigenes Bild das schwarze Logo bzw. das mitgelieferte Favicon eingestellt. Dazu Logohöhe, Titel neben dem Logo anzeigen/ausblenden und Höhe der Kopfleiste. Hochgeladene Bilder liegen im Ordner bilder.
   • Schriften: je Bereich (Grundschrift, Titel und Untertitel der Kopfleiste, Überschriften, Zwischenüberschriften, Einleitung, Tabelle, Knöpfe, Fußzeile) Schriftart, Größe, Farbe, Stärke, Stil und teils Großbuchstaben; Zeilenabstand der Grundschrift. Neben Systemschriften gibt es 8 Webschriften (Inter, Open Sans, Source Sans 3, Lato, Merriweather, Lora, Playfair Display, Roboto Slab) – sie liegen auf deinem Server im Ordner fonts, es wird nichts bei Google abgerufen.
   • Schriftgrößen je Gerät wie bei Easy Sites: getrennt für Handy (bis 599 px), Tablet (600–1079 px) und PC (ab 1080 px, gilt auch beim Drucken). Oben in der Vorschau schaltest du zwischen Handy, Tablet und PC um.
   • Farben für Grundfarben, Einleitung, Tabelle, Formular, Knöpfe, Kästen. Ein Klick auf ein Farbpaket ersetzt nur die Grundfarben.
3. Speichern – dann im Editor der Liste unter „1. Allgemein“ bei „Design der Helfer-Seiten“ auswählen.

Auf der Startseite zeigt jede Liste ihre Karte im eigenen Design (Farbstreifen oben, Überschrift, Knöpfe) – so lassen sich die Listen auf einen Blick unterscheiden. Das Design „Standard (Blau)“ gilt für die Startseite selbst und für alle Listen ohne eigenes Design; es lässt sich ändern, aber nicht löschen. „Design zurücksetzen“ stellt das Farbpaket des Designs wieder her (beim Standard das ursprüngliche Blau); Logo und Favicon bleiben dabei erhalten. Rechte wie bei Listen: Jeder Admin ändert seine eigenen Designs, der Hauptadmin alle; auswählen darf jeder jedes Design, „Kopie anlegen“ geht immer. Wird ein Design gelöscht, zeigen seine Listen das Standard-Design.

Demo-Listen

Unter „Demo-Listen“ legst du die beiden Beispiele jederzeit (erneut) an – zum Ansehen, Ausprobieren und Bearbeiten.

Die Listenübersicht

Gelöschte Listen landen im Ordner data/papierkorb.

5. Der Editor im Überblick

1. Allgemein

Wichtig: Änderungen werden erst mit „Speichern“ übernommen. Beim Verlassen ohne Speichern fragt der Browser nach.

6. Ankreuz-Spalten: Bereich → Zeitfenster → Aufgabe

So legst du sie an

1. „+ Bereich hinzufügen“ und eine Bezeichnung eintragen (z. B. „Aufbau“, „Anwesend“).
2. Im Bereich „+ Zeitfenster“ (z. B. „14–16 Uhr“). „⏱ Zeitfenster erzeugen …“ legt mehrere auf einmal an (z. B. von 14 bis 22 Uhr, je 2 Std.).
3. Optional je Zeitfenster „+ Aufgabe“ (z. B. „Fotobox“). „⇊ auf alle“ übernimmt die Aufgaben in alle Zeitfenster des Bereichs.
4. Bedarf eintragen, wenn eine bestimmte Anzahl Helfer gebraucht wird (0 = ohne).
5. Aufgaben ohne Zeitfenster: Für eine Frage ohne Uhrzeit (z. B. „Ich nehme teil“ / „Ich nehme nicht teil“) im Bereich „☑ + Aufgaben ohne Zeit“ wählen – oder bei einem Zeitfenster mit Aufgaben die Zeit einfach leer lassen. Die Aufgaben stehen dann in der Tabelle direkt unter dem Bereich. Mit dem Haken „nur eine Auswahl“ kann jeder Helfer in dieser Zeile nur ein Kästchen ankreuzen.

Mit ⧉ duplizierst du ein Element, mit ↑ ↓ änderst du die Reihenfolge, mit ✕ entfernst du es (siehe Abschnitt 9).

7. Freitext-Spalten: Textfeld und Rechenfeld

Eine Freitext-Spalte besteht aus einem Spaltenkopf und darunter einer oder mehreren Spalten – angelegt wie Zeitfenster mit „+ Textfeld“ und „+ Rechenfeld“.

Hat eine Freitext-Spalte nur ein Feld ohne Überschrift, entfällt die zweite Kopfzeile – der Spaltenkopf reicht dann über die ganze Höhe.

8. Erwartete Helfer

Unter „4. Erwartete Helfer“ trägst du einen Namen pro Zeile ein – „Vorname Nachname“ oder „Nachname, Vorname“.

• Diese Namen stehen in der Übersicht grau, bis sie sich eingetragen haben – so siehst du sofort, wer noch fehlt.
• Beim Eintragen werden die Namen als Auswahl vorgeschlagen (alphabetisch, Umlaute richtig einsortiert).
• Mit der Option „Nur Namen aus der Helferliste zulassen“ (Abschnitt 1 im Editor) können sich nur diese Personen eintragen.

9. Verschieben und Entfernen

Drag & Drop

• Jedes Element hat links einen Griff ⠿. Daran ziehen (Maus oder Finger), um es zu verschieben – Zeitfenster auch in einen anderen Bereich, Aufgaben in ein anderes Zeitfenster, Text-/Rechenfelder innerhalb ihres Spaltenkopfs.
• Die Bausteine in der blauen Leiste (Bereich, Zeitfenster, Aufgabe, Freitext-Spalte) an die gewünschte Stelle ziehen, um dort etwas Neues einzufügen.
• Gestrichelte Rahmen zeigen, wo abgelegt werden kann. Esc bricht ab.
• Wird ein Zeitfenster oder eine Aufgabe, bei der schon Kreuze gesetzt sind, in einen anderen Bereich verschoben, fragt der Editor nach – die bisherigen Kreuze gehören zur alten Spalte und werden dann nicht mehr angezeigt.

Entfernen und Löschen – immer mit rotem Hinweisfenster

Beim Entfernen im Editor (✕) warnt das Fenster zusätzlich, wenn in dieser Spalte schon etwas angekreuzt oder ausgefüllt wurde. Auch dann gilt die Änderung erst nach „Speichern“.

10. So tragen sich Helfer ein

Für die Helfer gibt es eine eigene, kurze Anleitung: In der Kopfleiste jeder Liste öffnet „❓ Anleitung“ ein Fenster, das nur die Helfer-Funktionen erklärt. Als Muster zeigt sie genau die geöffnete Liste – mit den erfundenen Namen „Max Mustermann“ und „Erika Musterfrau“, nie mit echten Einträgen. Auf der Startseite zeigt sie eine Beispielliste.

Im Formular erscheint jede Freitext-Spalte wie in der Tabelle: oben der Spaltenkopf, darunter die Überschriften nebeneinander und darunter die Eingabefelder in einer Zeile.

11. Übersicht, Druck, Excel, Masterübersicht

12. Tipps und häufige Fragen

Ich habe eine Spalte falsch benannt – gehen Einträge verloren?

Nein. Umbenennen ist jederzeit möglich, alle Einträge bleiben erhalten.

Ich habe ein Rechenfeld angelegt, wollte aber ein Textfeld.

„+ Textfeld“ anlegen, mit ↑ an die richtige Stelle schieben und das Rechenfeld mit ✕ entfernen – oder umbenennen, wenn es weiter gebraucht wird.

Unter „Welchen Kuchen?“ soll in der Summenzeile nichts stehen, nur unter „Stück“.

Bei „Welchen Kuchen?“ im Editor „Ergebnis“ auf kein Ergebnis stellen, bei „Stück“ auf Zahlen addieren.

Ein Admin kann eine Liste nicht bearbeiten („nur ansehen“).

Die Liste gehört einem anderen Admin. Der Hauptadmin kann in der Listenübersicht unter „Besitzer“ einen anderen Admin eintragen.

Ein Admin hat sein Passwort vergessen.

Der Hauptadmin setzt unter „👥 Admins“ ein neues Passwort; der Admin ändert es danach unter „Einstellungen“ selbst.

Wie verwende ich eine Liste nächstes Jahr wieder?

„Neue Helferliste anlegen“ mit Vorlage „Kopie von …“ – der Aufbau wird übernommen, die Einträge nicht.

Ich habe eine Liste gelöscht.

Sie liegt im Ordner data/papierkorb und kann per FTP zurück nach data/listen verschoben werden.

Es kommt keine E-Mail an.

Zuerst im Spam-Ordner nachsehen und unter „Einstellungen“ eine Testmail schicken. Meldet der Helferplaner, dass der Versand fehlgeschlagen ist, erlaubt der Webspace keinen Mailversand mit PHP – beim Webhoster nachfragen. Oft hilft eine Absender-Adresse der eigenen Domain. Prüfe auch, ob bei der Liste unter „1. Allgemein“ eine Empfänger-Adresse eingetragen ist und ob es wirklich ein neuer Eintrag war.

Wie sichere ich die Daten?

Die Ordner data und bilder per FTP herunterladen – darin stecken alle Listen, Einträge, Admins, Einstellungen, Protokolle sowie die hochgeladenen Logos und Favicons.

Ich komme nicht mehr in die Verwaltung („Zu viele Fehlversuche“).

Nach 5 falschen Anmeldungen ist die Anmeldung 15 Minuten gesperrt. Sofort aufheben: die Datei data/anmeldung.json per FTP löschen. Passwort vergessen: ein anderer Hauptadmin setzt unter „👥 Admins“ ein neues.

Unter welcher Lizenz steht der Helferplaner?

Unter der GNU General Public License Version 2 – siehe „Lizenz (GPL v2)“ im Fuß jeder Seite oder „§ Lizenz“ oben in der Verwaltung.